Porządek w firmie -triki na delegowanie zadań i święty spokój

Porządek w fimie, jak to osiągnąć? Poranne maile, telefony od klientów nie tylko w godzinach pracy. Do tego faktury do wystawienia, płatności do zrealizowania, rozliczenia z ZUS-em, zmieniające się przepisy, wieczorne nadrabianie zaległości. Coraz więcej mówi się o dewizach work-life balance, które wprowadza się w wielkich korporacjach, lecz niewiele jest porad, jak zachować życiową równowagę, będąc właścicielem firmy. Podejmujemy to wyzwanie i wyjaśniamy, jak zachować porządek w firmie, nie będąc jej niewolnikiem.

Delegowanie zadań – obowiązek, nie luksus

Tkwiąc w nadmiarze obowiązków, łatwo o wypalenie zawodowe, utratę kontroli nad firmą, swoim życiem prywatnym, a także o błędy, które mogą wynikać z braku czasu czy specjalistycznej wiedzy. Oczywiście nie każdy przedsiębiorca może na początku swojej biznesowej drogi pozwolić sobie na zatrudnienie sztabu ludzi, lecz są pewne obszary działalności firmy, w których potrzebna jest pomoc. Wystarczy zacząć od prostych kroków: przekazanie obsługi księgowej, zlecenie social mediów, korzystanie z wirtualnego asystenta. Jeśli faktury, kadry czy rozliczenia podatkowe nie są Twoją mocną stroną – nie trać na nie czasu.

Porządek w firmie – wsparcie zewnętrznych specjalistycznych

Warto rozważyć wsparcie zewnętrznych specjalistów – np. Biura Rachunkowego TAX – którzy mogą przejąć część formalności i pomóc w bieżącej obsłudze księgowości firmy. Być może masz w swoim bliskim otoczeniu osoby, które pomogą Ci w biznesowych obowiązkach? Twój parter pasjonuje się fotografią? Poproś go o pomoc w wykonaniu zdjęć na stronę internetową. Jako przedsiębiorca masz z pewnością misję, aby znać się na wszystkim, lecz pamiętaj, że delegowanie zadań to nie objaw słabości, lecz fundament zdrowego zarządzania firmą.

Na początek zrób listę, w której wypiszesz obowiązki do wykonania na dany miesiąc, następnie dodaj do niej tabelkę z propozycją osób lub firm, które mogłyby Ci w tym pomóc. Weź pod uwagę to, czy znasz się na danej czynności, czy potrafisz ją dobrze skontrolować i czy koszt Twojego czasu nie przekracza finansów, które przeznaczysz na zlecenie usługi na zewnątrz.

Porządek w firmie nie istnieje bez planowania

Nie potrzeba skomplikowanych aplikacji ani skryptów GTD, by zaprowadzić porządek w firmie. Wystarczy prosty, powtarzalny rytm: tygodniowy plan działań, codzienne 15 minut na uporządkowanie skrzynki mailowej, checklisty zadań na każdy miesiąc. Rytuały nie ograniczają – one chronią przed chaosem.

Zaplanuj stałe czynności na dany dzień – spotkanie z zespołem (poniedziałek), analiza sprzedaży (środa), piątkowy czas przeznacz na porządki w dokumentach. Oczywiście, nie zawsze uda się ściśle trzymać harmonogramu pracy, jednak już same próby będą okazją do uporządkowania listy obowiązków. Pomocne w tym będą aplikacje, kalendarz czy powiadomienia, które przypomną Ci o zadaniu. Spróbuj zautomatyzować to, co tylko jest możliwe. Ustaw stałe zlecenia przelewów, wpisz każde spotkanie w kalendarz i dodaj do niego uczestników. Wymagaj podobnych praktyk od pracowników, gdyż to również oni odpowiedzialni są za porządek w twojej firmie.

Organizacja dokumentów – cyfrowa i fizyczna

Nie ma większego pożeracza czasu niż szukanie umowy sprzed dwóch lat. Dlatego warto zadbać o organizację dokumentów – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Dobrą praktyką jest stosowanie prostego systemu folderów (np. [rok] → [typ dokumentu]) oraz oznaczanie faktur tagami. Archiwizuj regularnie – porządkowanie dokumentów powinno stać się twoim nawykiem i dobrą praktyką, zaplanowaną na konkretny dzień tygodnia czy miesiąca.

Porządek powinien dotyczyć również plików elektronicznych, które należy trzymać w osobnych folderach. Podpisuj je czytelnie i, co ważne, poddawać regularnym backupom. Jeśli nie wiesz, jak tworzyć kopie zapasowe, zleć to zadanie informatykowi.

Święty spokój to też strategia

Zarządzanie firmą nie musi oznaczać ciągłej walki z czasem. Da się prowadzić biznes z głową, energią i spokojem – pod warunkiem, że zrezygnujesz z kontroli absolutnej. Delegowanie zadań, powtarzalne rytuały i uporządkowane dokumenty to nie dodatki, ale podstawowe narzędzia właściciela firmy. Wiele z nich wymaga zaufania do pracowników i firm zewnętrznych. To trudne, gdy w grę wchodzą Twoje pieniądze i reputacja, dlatego staraj się otaczać współpracownikami, na których możesz polegać. Nagrodą może być Twój święty spokój, a on, jak wiadomo, bywa bezcenny!

#współpraca #artykułsponsorowany